“Con il software gestione manutenzione realizzato con Claris FileMaker abbiamo ridotto anche del 40% le ore necessarie per registrare le sessioni di manutenzione e realizzare i resoconti.”
Ricevo da un cliente, e volentieri condivido, la descrizione del caso pratico di utilizzo di un software gestione manutenzione Claris FileMaker personalizzato. In questo articolo leggerai come come una azienda di servizi ha ridotto anche del 40% il tempo necessario per registrare delle sessioni di manutenzione e generare dei resoconti con foto per i clienti.
Il narratore è l’attuale Responsabile del settore Ispezioni dell’azienda. Se desideri maggiori informazioni o un contatto con l’autore dell’articolo, contattaci con il pulsante in fondo alla pagina.
Situazione iniziale: due utenti FileMaker, nessuna interazione
Fino a Settembre 2021 utilizzavamo Claris FileMaker solo in locale con due licenze singole. Ognuno dei due colleghi aveva una applicazione specifica per il proprio settore, su due computer distinti.
In particolare, un software gestione manutenzione era dedicato alle ispezioni degli impianti (strutture di gioco installate nei parchi di diversi Comuni). L’altro software serviva per la compilazione delle schede di lavoro del settore manutenzione del verde pubblico e privato.
Il problema di un utilizzo del genere è che non si poteva avere un controllo ed un accesso unico per amministrarli. Inoltre per condividere e consultare i dati dovevamo fare ricorso a programmi e app di terze parti, tipo Dropbox.
Problema: lo sviluppatore interno lascia l’azienda
Ad un certo punto, quando il creatore dei database FileMaker e responsabile delle Ispezioni è andato in pensione, la nuova figura responsabile non riusciva ad utilizzare il database di Filemaker in quanto aveva troppe personalizzazioni e alcune funzioni non erano ritenute più valide.
Ha quindi optato per utilizzare word per compilare le schede delle ispezioni ed esportarle in PDF per i committenti. Si è quindi passati ad una gestione sempre meno smart e professionale, comunque sempre troppo personalizzata e non standardizzata. Sicuramente, con così tanti passaggi personalizzati, la gestione rendeva il lavoro meno efficiente e più lento. Il software era inoltre obsoleto e non si riusciva più ad aggiornarlo.
Nemmeno gli utenti che utilizzavano le schede di lavoro del verde, nonostante continuassero ad utilizzare FileMaker, avevano delle difficoltà ad aggiornare i dati presenti nell’applicazione. La gestione da remoto non centralizzata non riusciva a supportarli.
2. L’intervento di Bizmaker®
come sviluppatore esterno
Nel settembre del 2021, per ovviare a tutti i problemi legati agli aggiornamenti e alla standardizzazione delle modalità di utilizzo dei database, abbiamo cercato uno sviluppatore FileMaker esterno.
Lo sviluppatore FileMaker doveva essere in grado di effettuare questo servizio in quanto al nostro interno non c’erano figure professionali dedicate. Anche la situazione pandemica da Covid ha contribuito ad indirizzare la nostra scelta verso un utilizzo del software con Claris FileMaker Cloud, in modo da avere una gestione più smart ed eventualmente anche in mobilità.
Interaccia user friendly con il metodo Agile
Così è iniziata la collaborazione con Bizmaker®, un Partner Claris, che, analizzata la situazione iniziale e carpite le nostre esigenze, ci ha proposto un piano d’intervento tramite un progetto condiviso.
Utilizzando il metodo Agile, passo dopo passo e in completa collaborazione con il nostro personale, è stato ricostruito e aggiornato il database delle ispezioni, creata un’interfaccia più user friendly, e semplificato le procedure di compilazione. Tutte le varie fasi di sviluppo sono state condivise e hanno ricevuto l’adeguata formazione da parte di Bizmaker®.
3. I risultati ottenuti con il software gestione manutenzione
L’utilizzo del nuovo software gestione manutenzione, che abbiamo chiamato Ispezioni, ha reso più veloce la compilazione e anche la consultazione dei lavori eseguiti.
Ad esempio dal 3/2/2022 (quando la nuova applicazione è entrata in produzione) abbiamo registrato:
- 717 nuove ispezioni
- 259 nuove attrezzature
- 17 nuove aree di gioco
nell’ambito di una collaborazione che si è ampliata a 3 nuovi Comuni, oltre alle commesse già in essere.
Anche il 40% di tempo in meno con software gestione manutenzione
Tutto questo con un netto miglioramento dei tempi di compilazione, a volte anche del 40% di ore lavorate in meno per ciascuna operazione, che ha permesso non solo un risparmio economico ma anche di utilizzare energie per altri progetti.
Ad esempio, sono stati eliminati i passaggi di creazione di singoli file per ogni scheda ispezione, è stato automatizzata l’importazione delle immagini e l’esportazione in pdf.
Un secondo vantaggio è stato a livello d’immagine con i Committenti. Essi hanno molto apprezzato il miglioramento di Schede d’ispezione con il dettaglio dei lavori di manutenzione effettuati. Infatti l’applicazione impagina in modo standardizzato e graficamente coordinato ogni documento, rafforzando l’identità aziendale.
L’applicazione è quindi ora più lineare, più smart e quindi anche più efficiente. Non solo, essendo stato creato ad hoc per la nostra realtà, è diventato anche una risorsa per tutti coloro che un giorno dovranno utilizzarla in azienda.
Conclusione
Aggiungo che il Cliente ha scelto per questo progetto la tecnologia Claris FileMaker Cloud. Tutto il processo di sviluppo, testing e messa in produzione si è svolto a distanza, utilizzando come metodo di lavoro il metodo Agile.
Se desideri maggiori informazioni, contattaci.
Foto: Sebastiaan Ter Burg.