In questo articolo illustrerò come gestire gli eventi con Claris FileMaker. Seguirò una narrazione che permetta di comprendere il metodo Agile e l’utilizzo dei software della piattaforma Claris, in particolare Claris FileMaker e il nuovo Claris Studio.
Secondo il metodo Agile è più efficiente analizzare, sviluppare e testare poche funzioni alla volta. Queste funzioni vengono poi rilasciate presto in modo che gli utenti possano beneficiarne prima possibile. Per maggiori informazioni sul metodo Agile leggi l’articolo dedicato.
Farò inoltre degli accenni di analisi che saranno utili ad inquadrare i principali flussi di lavoro per gestire gli eventi. Menzionerò inoltre alcuni colli di bottiglia che le persone incontrano nelle attività quotidiane ed alcune attività ripetitive che possono favorire errori.
Gestire gli eventi con Claris FileMaker: collaborazione per i diversi ruoli
Diversi ruoli concorrono per gestire gli eventi: c’è chi progetta l’evento, chi lo finanzia, chi deve garantirne il successo, chi deve occuparsi solo di una parte organizzativa, chi deve comunicare con i partecipanti. Si incontrano anche diversi livelli di esperienza: molti tra i professionisti del settore riescono a tenere tutto a mente ma i più hanno bisogno di una scaletta di operazioni da utilizzare come lista di controllo.
I software della piattaforma Claris sono utili per i diversi ruoli ma soprattutto per il lavoro di squadra, in particolare Claris FileMaker. Sono utili sia ai neofiti che agli esperti: chi ha molta esperienza, infatti, nella gestione di attività ripetitive potrebbe incorrere in dimenticanze causate da troppa sicurezza, e queste dimenticanze – inizialmente passate inosservate – potrebbero rivelare troppo tardi l’effetto negativo sull’evento.
Chi è molto esperto troverà utile strutturare una procedura con Claris FileMaker: in questo modo potrà facilmente formare nuovo personale che potrà più rapidamente imparare le procedure. Troverai di seguito molti esempi.
Sviluppare da zero o acquistare già pronto il software per gestire gli eventi?
Naturalmente è possibile sviluppare da zero nuovo software con FileMaker ma, prima, è opportuno verificare se non vi siano soluzioni o componenti già pronte all’uso, secondo l’alternativa che gli anglofoni sintetizzano con “make or buy“.
Claris FileMaker – ad esempio – viene fornito con delle applicazioni pronte per risolvere i problemi più comuni. Si può partire da queste.
Claris fornisce agli utenti anche un Marketplace dove sono presentati software pronti per diverse esigenze, alcuni dei quali disponibili gratuitamente, altri a pagamento.
Veniamo ora a come sono organizzati gli argomenti. Per facilitare la lettura l’articolo è suddiviso in tre parti.
Nella seconda parte dell’articolo presenterò alcune utili funzioni di Bizmaker® Event Manager, un software Bizmaker® che ho progettato e realizzato per governare tutti i flussi di lavoro di un evento:
- gestire ed aggiungere persone;
- generare liste di partecipanti;
- creare comunicazioni personalizzate da modelli predefiniti;
- gestire inviti, prenotazioni e accrediti agli eventi;
- aggiungere sessioni ad un evento;
- gestire la pre-assegnazione di posti al tavolo.
Novità: Claris Studio
Nella terza ed ultima parte dell’articolo parlerò dei costi per testare ogni singolo software e per distribuire la soluzione ai propri collaboratori tramite la piattaforma Claris FileMaker. Introdurrò il nuovo Claris Studio che, appena annunciato, promette di collegare FileMaker con moduli web. Infine vedremo dei casi pratici di utilizzo della piattaforma Claris in cui viene descritto qual è stato l’impatto sui risultati.
Cominciamo a capire come gestire gli eventi con la piattaforma Claris FileMaker.
Gestire le attività preparatorie degli eventi con Claris FileMaker
Con una analisi grossolana, un evento può essere visto come un insieme di attività, che vanno realizzate entro un certo tempo da certe persone. Se questo è il tuo compito, avrai la necessità di monitorare l’avanzamento delle attività e capire se – ad un certo momento – qualcuno sta tardando a completare la propria parte. Negli eventi uno dei colli di bottiglia è il fattore tempo e tutto si complica negli ultimi giorni. Capire in anticipo chi è in ritardo – e va aiutato – può essere l’azione chiave che “salva” la riuscita dell’evento.
Per gestire le attività e assegnarle ai collaboratori potresti utilizzare l’applicazione Progetti fornita da Claris con la versione 18 di FileMaker.
Progetti è un modello Claris FileMaker, in italiano, di immediato utilizzo, per gestire progetti. Se pensiamo ad un evento come un progetto (e in parte lo è), puoi subito utilizzare questo software per aggiungere le attività relative all’evento e monitorarne l’avanzamento. Puoi assegnare ogni attività alla persona giusta e inviare dei promemoria via email. Puoi stampare dei report sull’avanzamento degli eventi per presentarli al tuo capo, al tuo responsabile, a chi ha commissionato l’evento.
L’utilizzo di Progetti è piuttosto intuitivo, tuttavia ho realizzato una prima essenziale guida e inserito dei dati di esempio nel database che puoi scaricare fin d’ora ed iniziare ad utilizzare.
Registrare i partecipanti agli eventi
Finora non ho ancora parlato dei partecipanti all’evento, ma è ovviamente un argomento cruciale. Il software Progetti non ti permette di gestire i partecipanti ma solamente le persone coinvolte nella realizzazione delle singole attività.
Sapere chi parteciperà ad un evento ed avere un elenco di partecipanti aggiornato fa parte dei compiti dell’organizzatore dell’evento: ci possono essere infatti variazioni fino all’ultimo momento dovute ai più svariati imprevisti. Idealmente un organizzatore dovrebbe poter avere una lista di invitati e di presenti all’evento in qualsiasi momento.
Per questo scopo può essere utile un software – anche questo gratuito – disponibile nel Claris Marketplace: Event management.
Event management è fornito solamente in inglese. Come il software Progetti, anche Event management consente di pianificare le attività collegate all’evento e di inserire i collaboratori.
In più permette di assegnare un ruolo ai collaboratori, di inserire i partecipanti con i relativi dati di contatto e registrarne l’adesione ad uno o più eventi. È possibile inoltre di gestire le sotto-sessioni di ciascun evento e di inserire una prima nota delle spese.
Con Event management puoi accreditare ad un evento i partecipanti preventivamente iscritti, indicare se si sono cancellati o non si sono presentati. Event management consente di stampare una lista dei partecipanti accreditati all’evento, che è ciò che ci si aspetta da un organizzatore, come dicevo sopra.
FileMaker è lowcode, è riutilizzabile ed è un investimento che rende nel tempo
Sia Progetti che Event management sono applicazioni liberamente utilizzabili senza password. Come Claris Partner e sviluppatore FileMaker posso aiutarti a personalizzarli ed adattarli alle tue esigenze. È uno dei modi con cui puoi sperimentare come riutilizzare il codice FileMaker.
FileMaker è un software della categoria lowcode, ovvero quei software potenti e relativamente facili da utilizzare per sviluppare applicazioni personalizzate: l’espressione lowcode significa appunto a bassa intensità di codice.
Inizia a gestire gli eventi con Claris FileMaker e scarica gratuitamente Progetti
Concludo questa prima parte dell’articolo invitandoti ad scaricare Progetti: clicca sul pulsante qui sotto e riceverai anche la Guida introduttiva.
Puoi invece proseguire la lettura della seconda parte dell’articolo cliccando qui.