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Replicare il successo nel turismo congressuale

In tempi di rinvio o annullamento di eventi a causa dell’epidemia di virus, cosa fa un professionista? Cerca di diventare sempre più bravo.

L’anno scorso ho vinto per il mio cliente in Vietnam, il Centro Congressi ICISE, la candidatura del congresso IEEE NPSS Real Time Conference, di cui pure avevo vinto l’edizione 2016 per la destinazione di Padova.

Ho pensato quindi di utilizzare Bizmaker® Integration Tool, il software che ho sviluppato per andare a caccia di congressi internazionali, per studiare i criteri esterni e i fattori interni che hanno portato a questo risultato.

Così, mi sono detto, posso cercare altri eventi con le stesse caratteristiche e aumentare le probabilità del successo. Questi sono gli elementi che come professionista ricadono nella mia area di competenza. Se poi capitano altre epidemie, questo non dipende da me e continuo a stare in pace.

Ecco la procedura che ho seguito. Chi già utilizza Bizmaker® Integration Tool o ha dimestichezza con la ricerca di candidature internazionali potrà seguire facilmente la sequenza di passaggi.

Premetto che ho eseguito questa ricerca come ICCA Contact ufficiale per ICISE Conference Center, Vietnam, che mi abilita all’accesso al database associativo ICCA.

1. Analizzo i fattori interni del successo passato

Intanto analizzo i fattori interni del successo della precedente candidatura.

Come era nato il contatto? Da contatti interpersonali. Un vecchio cliente, che continuavo a informare via newsletter, mi avvisa che il congresso che abbiamo organizzato insieme sarà organizzato a Ho Chi Minh City. Non mi perdo d’animo e comincio la trattativa. Mi faccio presentare, accettano il contatto, presento ICISE, Vietnam via skype, gli piace, chiedono poi l’offerta. Ricevuta l’offerta, l’hanno confrontata con quella di Ho Chi Minh City e abbiamo vinto!

Nella scheda Process, vedo le attività svolte con l’organizzatore locale, registrate nel CRM interno a Bizmaker® Integration Tool

2. Individuo i criteri esterni del successo: partecipanti, rotazione, destinazioni precedenti

Ora analizzo i criteri esterni del successo:

  • rotazione del congresso: world/ international;
  • partecipanti: 197 su 350 che è il massimo in plenaria per il Centro Congressi ICISE, ovvero il 56% della capienza massima della plenaria
  • destinazioni precedenti: come dicevo, il congresso è stato organizzato a Padova nel 2016 dove l’ho organizzato insieme al referente locale.
  • dato che la destinazione proposta, Quy Nhon in Vietnam, non è una capitale di stato o grande città, registro come criterio che il congresso deve avere una bassa frequenza di edizioni in State capitals, ovvero capitali di stato.
Nella scheda Editions ho evidenziato i criteri esterni del successo del congresso, ovvero le caratteristiche che ben si addicono alla destinazione proposta: in questo caso Quy Nhon, in Vietnam.

3. Eseguo una ricerca di potenziali congressi con le stesse caratteristiche in Bizmaker® Integration Tool

Ora cerco su Bizmaker® Integration Tool altri eventi che rispondano a questi criteri.

La maschera di ricerca in cui sono evidenziati i criteri di ricerca: meno di 250 partecipanti, meno di 20% di edizioni in State Capitals, almeno una edizione precedente deve essere stata fatta a Padova, rotazione World/International

4. Primi risultati: 16 potenziali congressi con caratteristiche analoghe di quello già vinto

Eseguo la ricerca ed ottengo 17 potenziali congressi, con analoghe caratteristiche di quello già vinto. Ne calcolo 16 perché nei risultati è incluso appunto il congresso IEEE Real Time Conference.

Ora mi domando come posso aumentare questa base di partenza. Posso ad esempio eseguire una ricerca nel database ICCA ed ampliare il numero di potenziali congressi? Certo. Procedo. Apro il database ICCA (come premesso, sono ICCA Contact ufficiale per ICISE Conference Center che è socio ICCA e quindi sono autorizzato ad utilizzare questi dati).

Inserisco gli stessi criteri ed eseguo la ricerca.

5. Altri potenziali congressi dal database ICCA

Ottengo altri 116 congressi potenziali, li esporto come foglio excel e li importo in Bizmaker® Integration Tool con un semplice click. Bizmaker® Integration Tool aggiorna i dati esistenti o aggiunge dati se nuovi, evitando di duplicare dati inutilmente.

Evidenzio i risultati di ricerca nel database ICCA: 116 potenziali congressi. Dopo l’importazione in Bizmaker® Integration Tool, che si occupa di evitare duplicati, otterrò una nuova lista pulita.

Salto qui la descrizione del passaggio dell’importazione del foglio excel dal database ICCA in Bizmaker® Integration Tool perché già documentato adeguatamente in questo sito, anche con dei video.

6. Raffino la ricerca con Bizmaker® Integration Tool

Ora sono di nuovo in Bizmaker® Integration Tool. Ho importato i dati da ICCA ed effettuo di nuovo la ricerca con i criteri esposti al punto 2. Ottengo 27 potenziali congressi, 10 in più della prima ricerca.

Bizmaker® Integration Tool mi permette di raffinare la ricerca di potenziali congressi con criteri che non è possibile impostare nel database ICCA, come la percentuale di edizioni in State Capitals.

Come mai il risultato è di 27, se i potenziali congressi iniziali erano 17 e dal database ICCA ne ho importati 116?

Perché in Bizmaker® Integration Tool ho applicato dei criteri più restrittivi: ho quindi aggiunto tra i criteri di ricerca la percentuale di meno del 20% di edizioni in città che non siano capitali di stato. Questo in ICCA non è possibile farlo.

Ho quindi ottenuto una lista più ristretta e potenzialmente più rispondente ai criteri di successo del congresso originario.

7. In meno di un’ora ho individuato 27 potenziali congressi con caratteristiche analoghe ad un caso di successo

Ecco le prime conclusioni:

  • sono partito da un caso di successo
  • ho analizzato i criteri esterni misurabili
  • ho effettuato delle ricerche con gli stessi criteri incrociando i dati di Bizmaker® Integration Tool e del database ICCA
  • ho ottenuto 27 potenziali congressi con caratteristiche analoghe di quello di successo
  • il tempo totale per questa fase iniziale è stato di meno di un’ora.

Come proseguire?

Questa è la prima parte del lavoro. Documenterò in altri post le fasi successive e, mi auguro presto, altri risultati di successo.

Se vuoi saperne di più contattami, visita la pagina di Bizmaker® Integration Tool o prenota una dimostrazione personalizzata.


Foto: Campus of Excellence.

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